Destrucción de documentos con plenas garantías

Publicado el 9 marzo 2020 por Marta Sánchez
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Julio Esteban, especialista en destrucción de documentos en Zaragoza, nació en esta misma ciudad y cambió su vocación de maestro por la de autónomo al emprender junto a sus otros 2 socios en 2009, llevando a cabo la fundación de su empresa, Zaragoza Servicios. De entre los muchos servicios que ofrecen, comprobaron que en su ciudad no había empresas que proporcionaran servicios de destrucción de documentos, por lo que eligieron extenderse también a ese nicho de mercado.

Zaragoza Servicios es una empresa integral que ofrece una variada gama de servicios, que van desde la organización de eventos, animación infantil, creación de actividades de ocio, team building y programas de incentivos, así como agencia de azafatas y personal staff. Y una última línea de negocio de servicios auxiliares a empresas, que van desde la externalización como otros servicios de cartelería, reparto de flyers, buzoneo, parabriseado, etiquetado o Destrucción Documental Certificada y Confidencial.

Zaragoza Servicios cuenta una plantilla fija de estructura de 11 personas y una plantilla de servicios de hasta casi 300 trabajadores a lo largo del año para la realización de los servicios. Lo que supone una contratación de más de 1.500 contratos anuales. Julio Esteban es el responsable de todo el área de servicios auxiliares y, en especial, de la contratación, comercialización, organización y gestión de los servicios de Destrucción Documental Certificada y Confidencial.

Este se trata de un proceso completo desde la venta y comercialización, elaboración de presupuesto y visita a los clientes, hasta el propio proceso de retirada, recogida y traslado del papel, todo ello con las máximas garantías de seguridad y confidencialidad, así como del control de la descarga, pesado y del proceso de destrucción en la nave autorizada de destrucción. Así como, por último, la elaboración y emisión del correspondiente certificado una vez la totalidad del papel del cliente ha sido destruido. 

¿Cuán importante es, para los profesionales de Destrucción Documental Zaragoza, que los clientes queden satisfechos? ¿Cómo aseguráis que el servicio que realizáis sea de buena calidad?

La satisfacción y confianza de nuestros clientes es nuestro pilar fundamental. Y, aunque a priori puede parecer un proceso de gestión sencillo, en realidad se trata de un proceso complicado, ya que hay que trabajar con la máxima cautela y las máximas medidas de seguridad, al tratar con documentos que contienen datos personales y confidenciales de nuestros clientes, lo cual, hace prioritario que el cliente confíe en ti y quede satisfecho.

Habitualmente, nuestros clientes son nuestros mejores vendedores, ya que ellos mismos nos recomiendan a otras empresa o colegas como el caso de los abogados, notarios y profesiones liberales que generan mucha documentación en formato papel.

¿Qué parte de vuestro equipo de trabajo es esencial? ¿Hay algún elemento que nunca debería faltar?

Por supuesto, el trabajo en equipo es fundamental, ya que todo el equipo debe estar coordinado. Es fundamental que cualquier trabajador siga las pautas y un protocolo adecuado para el tratamiento de la información que está manipulando, lo debe de hacer con responsabilidad y con cautela.

En los servicios de grandes destrucciones se hace imprescindible la figura del gestor/coordinador del servicio, que soy yo mismo. Además, durante todo el proceso, la información que tratamos y destruimos tiene que ser tratada de una forma especial.

¿Cómo se garantiza la seguridad del material almacenado antes de destruirlo?

Trabajamos durante todo el proceso con el máximo rigor y en virtud del Reglamento General de Protección de Datos 2016/679 y demás normas concordantes.

El tiempo de almacenado es prácticamente nulo. Desde la retirada del papel en casa del cliente, y carga en nuestras furgonetas, se lleva directamente a la nave de destrucción sin realizar ninguna parada. Una vez se llega a la nave (naves de seguridad de acceso restringido), se descarga y procede al pesado del papel, y automáticamente se procede a la destrucción del mismo. En momentos puntuales de mayor volumen de destrucción pueden pasar algunas horas pero nunca más de un día, estando durante ese periodo en la zona de custodia de papel con la máximas garantías de seguridad.

¿Cual es el proceso de destrucción de la información en formato papel?

El proceso empieza desde la visita de inspección con el análisis del material a destruir, si es papel suelto, si está en archivadores, en cajas, palets… conforme a cómo esté el papel, se usan un tipo de cajas, contenedores u otros, y se selecciona el tipo de vehículo tamaño de la furgoneta o camión adecuado para el correcto desarrollo del servicio.

También es importante el análisis del sitio de recogida: nave, casa, oficina, un local, si está a pie de calle, en un sótano… Una vez determinado el proceso y gestión del mismo, se acuerda día y hora de la retirada.

Comienza la retirada del papel de casa del cliente y se carga en el vehículo asignado manteniendo todos los protocolos de seguridad y control del material, así como explicábamos anteriormente, todas las garantías de confidencialidad. El siguiente paso es transportar la documentación a la nave con el vehículo, como hemos indicado anteriormente, se realizar un traslado directo desde casa del cliente a la nave sin paradas en el trayecto.

La nave es un zona de acceso controlado y restringido, donde todo el personal sigue los protocolos de seguridad, se descarga todo el papel y se pesa, y se procede a la selección del papel según sea papel blanco, papel de color, cartón, hojas plastificadas, cada tipo de papel lleva su proceso. Una vez clasificado se pone en la zona de almacenaje previa a la entrada del papel en las máquinas, como ya hemos indicado anteriormente este tipo de almacenaje es mínimo, algunas horas. Y ya se va introduciendo el papel en las máquinas que tras un proceso interno hace trizas el papel, y lo saca en dados enormes, donde pasar a una segunda nave para ser convertidos de nuevo en papel reciclado.

Por último, una vez destruido el papel y pasado a las naves de reciclado, se procede a emitir al cliente el Certificado de Destrucción donde se indican los kilos destruidos, el tipo de documentación (según la información indicada por el cliente, ejemplo nóminas, facturas, etc.) la fecha, dónde se ha recogido la información y el nombre de la empresa y cualesquiera otros datos relevantes.

Además se informa al cliente de que por cada 50 kilos de papel destruido se salva la tala de un árbol, por lo que, además de cumplir la ley, se trabaja la parte de RSC de las empresa. Y, de este modo, se completaría el proceso de la Gestión Destrucción documental certificada y confidencial.

Respeto al medio ambiente y confidencialidad en los procesos de destrucción medioambiental

Zaragoza Servicios es una empresa que maneja un amplio catálogo de servicios para sus clientes. Entre ellos está el de la gestión de la destrucción de documentos. Julio Esteban nos explica lo minucioso del procedimiento y cómo este se rige por unos firmes principios de confidencialidad para garantizar al cliente la absoluta privacidad de sus datos personales y sensibles. Asimismo, el reciclaje del papel permite aminorar la presión sobre los recursos naturales y concretamente sobre la tala forestal.

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