El evento perfecto organizado al detalle

Publicado el 29 agosto 2019 por Marta Sánchez
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La zaragozana Pilar Bayona decidió, tras expirar su contrato con la administración pública en el año 2015, unirse junto con su socio, a la empresa americana dedicada a la organización de congresos y eventos Plan Ahead Events, aportando toda la experiencia acumulada anteriormente por ambos en este campo, llegando a lograr el Premio al Mejor Franquiciado del Mundo Final Española 2016. Sin embargo, en el 2017 decidieron presentarse con su propia marca Zaraevent, con la intención de ser más cercanos a su mercado nacional y local.

Pilar es licenciada en Derecho y de inicio su carrera profesional estuvo vinculada a la Administración Pública, donde desarrolló sus competencias en el ámbito jurídico. Durante la elaboración e implementación del Plan Estratégico de la Provincia de Zaragoza comenzó a dirigir reuniones y mesas de trabajo sectoriales y a colaborar en la organización de cursos, jornadas, congresos y encuentros de diferente tipología. Su interés por la organización de eventos surgió entonces y se convirtió en su pasión una vez decidió dedicarse en exclusiva a ello al terminar su contrato. Ella y su socio toman las decisiones empresariales pero cuentan con un equipo de colaboradores habituales según el tipo de proyecto que organizan. Zaraevent ha permitido a Pilar su crecimiento profesionalmente y personal, el descubrimiento de nuevos campos y personas interesantes y trabajar en ambientes y lugares diferentes. Realizan encargos allí donde les llamen.

¿Cuáles son los valores profesionales que caracterizan a los trabajadores de Zaraevent? ¿De qué manera los demostráis en la organización de congresos y otros eventos sociales?

El punto fuerte del equipo de Zaraevent es el compromiso con el cliente y la personalización, el ser siempre accesibles y asequibles para el cliente y nuestra flexibilidad, lo que facilita que se forje una relación de confianza con el cliente. Hay que tener en cuenta que en este tipo de servicio la relación con el cliente se puede llegar a prolongar meses e incluso años, por lo que es importante que exista esta confianza, que en muchas ocasiones incluso desemboca en relaciones de amistad. Cuando trabajamos para un cliente queremos transmitirle la sensación real de que nosotros formamos parte de su equipo y de que, al igual que él, queremos el éxito de su evento. Esto lo llevamos a cabo invirtiendo el tiempo que sea necesario en cada proyecto, contando siempre con los mejores medios para cada ocasión y estando presentes en cada evento de principio a fin, anticipándonos a cualquier situación que pueda surgir.

Mujer vestida de azul.
Pilar nos comenta que el rasgo distintivo del equipo de Zaraevent es el profundo compromiso con los clientes, brindándose siempre a un 100%.

¿Qué parte de vuestro equipo de trabajo es esencial para organizar congresos y otros eventos sociales? ¿Hay algún elemento que nunca debería faltar?

Todos y cada uno de los componentes de nuestro equipo de trabajo, como cada una de las piezas de un reloj, son fundamentales para que la organización de cualquier congreso o evento funcione a la perfección. Siempre contamos con los mejores profesionales en su campo (catering, audiovisuales, iluminación, montaje, decoración, interpretación, etc.). La misión de cada uno es fundamental, puesto que nada puede fallar ni se puede dejar al azar y todos juntos trabajando en coordinación garantizan el éxito de cada evento.

¿Cuál es el procedimiento que vosotros seguís a la hora de organizar cualquier clase de evento? ¿Depende del lugar donde se va realizar o de las exigencias del cliente?

El primer paso es reunirnos con el cliente y escucharle, ya que lo más importante es detectar qué es exactamente lo que quiere para su evento, para poder plasmarlo posteriormente. Tras esto, realizamos un brainstorming con nuestro equipo y realizamos un proyecto lo más ajustado posible a las necesidades y objetivos del cliente, buscando las mejores opciones para su evento. Tras presentar el proyecto al cliente, nos volvemos a reunir con él y se lo explicamos al detalle, lo estudiamos conjuntamente y nos aseguramos de que entienda todo lo que le ofrecemos y de que eso sea lo que busca para su evento. Posteriormente, llevamos a cabo lo planificado de principio a fin, siendo muy rigurosos con todos los tiempos marcados para cada parte de la ejecución del proyecto.

Evento empresarial.
Generalmente, luego de una profunda entrevista con el cliente, se realiza una sesión de brainstorming, para poder ajustar las ideas con los deseos del cliente.

Según vuestra experiencia en el área, ¿cuáles serían las recomendaciones que Zaraevent les daría a vuestros clientes para organizar el mejor congreso o evento social?

Nuestra mejor recomendación es siempre que se pongan en manos de los profesionales y que se dejen asesorar y guiar por nosotros, para que el cliente pueda dedicar su tiempo a su profesión. Muchas veces nos encontramos con que las empresas confían sus eventos a sus secretarias, empleados, etc. En nuestra opinión esto no es lo más acertado, puesto que ni disponen del tiempo necesario, ni conocen toda la oferta a su disposición (espacios singulares, actividades sorprendentes, etc.) ni pueden encontrar precios tan competitivos como quien tiene el contacto diario con la profesión. El tiempo de nuestro cliente y de su empresa es muy valioso por lo que no debería tener que invertirlo todo en el evento y dejándolo en manos de los profesionales puede encontrar mejores opciones.

Foro de discusión.
La recomendación de Zaraevent es siempre contactar con un profesional a la hora de organizar un evento, de esta manera los clientes pueden abocar su tiempo a su profesión.

La especialización es el secreto de la excelencia

Decía Bruce Lee que no temía al hombre que ensayaba diez mil patadas diferentes sino al que ensayaba diez mil veces la misma patada. Quería decir con ello que quien se especializa en algo es quien logra la excelencia en ese ámbito. De igual modo sucede en el mundo profesional y también en algo tan complejo como es la organización de eventos y congresos. Por eso, Zaraevent es una apuesta segura para hacer de nuestros eventos personales o profesionales un acto preparado al detalle y con mimo por profesionales especializados y con trayectoria en este sector.

Ingresar al sitio web de Zaraevent

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Publicado el 29 agosto 2019 por Marta Sánchez
Publicado en: Eventos
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