Servicios notariales modernos y actualizados

Publicado el 7 octubre 2019 por Marta Sánchez
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Rafael Galán Díaz, de 36 años, ejerce como notario en Valladolid (en el barrio de Parquesol). Lleva casi cinco años en la ciudad castellana, y cada vez se siente más pucelano; aunque naciera en Madrid, provenga de una familia extremeña y haya pasado la mitad de su vida en Zaragoza. En esta última ciudad, que considera su tierra de adopción, tuvo el privilegio de preparar su oposición con uno de los notarios más prestigiosos y respetados del país, Don Honorio Romero Herrero. 

Rafael se licenció en Derecho y en Administración y Dirección de Empresas, pero el primero siempre le atrajo más; y la posibilidad de ejercerlo como notario y ser su propio jefe fue lo que le orientó a perseguir esta profesión. Contrariamente al tópico extendido acerca de los ingresos de los notarios, Rafael explica que el dinero no es motivación suficiente para superar una oposición tan exigente, y que, como cualquier autónomo, lo que uno gana depende únicamente de la carga de responsabilidades y trabajo que asuma; lo que ya depende de cada persona y de cómo quiera cada uno organizar su empleo y su vida.

Rafael abrió su notaría en el 2015, tras obtener su plaza en el 2014, y apostó por tener el despacho en un barrio que no es el centro de la ciudad. Explica que los notarios trabajan en régimen de autónomos (pese a ser funcionarios públicos) y deciden cómo gestionar su oficina. Aunque los comienzos fueron duros, hoy da empleo a tres personas y quiere ampliar sus servicios contratando a una cuarta, y trasladando sus oficinas a un local a pie de calle para mejorar la atención a sus clientes. Indica que la actividad de una notaría gira, sobre todo, en torno al derecho privado: herencias, matrimonios y divorcios, compraventas, donaciones, construcciones, hipotecas y sociedades. También notifican, asesoran, documentan, compulsan y regularizan edificaciones y fincas. Los notarios levantan acta y ejercen un amplio abanico de funciones en el campo del derecho, como corresponde a toda notaría, ya que esta es siempre un despacho multidisciplinar.

¿Qué aporta el equipo de Rafael Galán a sus clientes? ¿Cuál es vuestro objetivo de trabajo? ¿Cómo coordináis vuestro trabajo?

A un Notario se le presupone la capacidad de aportar un asesoramiento jurídico de primer nivel; aunque, como en todas las profesiones, por desgracia, hay mejores y peores profesionales. Personalmente, aunque tocamos tantos campos que es complicado, procuro que mi personal y yo proporcionemos realmente ese asesoramiento de calidad, y que cumplamos con nuestra función de solucionar problemas.

Disfruto mucho atendiendo personalmente todas las consultas que puedo y colaborando en la preparación de la documentación con mis empleados. A mayores, tal y como entiendo la profesión, intento que en mi despacho reine el buen ambiente. Eso se nota, y nos ayuda a intentar dar el mejor trato personal a los clientes.

Por supuesto, todos tenemos días malos o momentos complicados, y es imposible contentar a todos; pero me enorgullezco de que la práctica totalidad de las personas que pasan por mi notaría, salgan con un buen sabor de boca. En cuanto a la organización, procuro que cada empleado sea responsable de una serie de funciones y áreas, bajo mi supervisión y coordinación, para facilitar el control de las operaciones en curso.

¿Qué sistema de comunicación preferís utilizar para vuestro trabajo y por qué?

Con carácter general, a pesar de las limitaciones que tenemos como funcionarios para publicitarnos y por el carácter especialmente formal de nuestra actividad, soy un gran defensor de las nuevas tecnologías como medio de comunicación.

Tuvimos una de las primeras páginas web del notariado (que está en proceso de actualización, con incorporación de, al menos, un blog), procuro ser activo en mi perfil de LinkedIn, y probablemente soy el único Notario con una cuenta exclusivamente profesional en Instagram, que superviso personalmente con publicaciones semanales, y que tiene asociadas cuentas en Facebook y Twitter.

Con carácter particular, la vía más habitual para comunicarnos con los clientes es el teléfono, por su inmediatez; aunque personalmente fomento todo lo posible las comunicaciones por correo electrónico: no interrumpen, permiten desarrollar y pensar lo que quiere decirse y facilitan el archivo de información, que es la base de nuestro trabajo. Sin embargo, la naturaleza de nuestra actividad hace que la mejor forma de comunicarnos e interactuar con el cliente sea siempre reunirnos en persona.

¿Cómo realizáis la adaptación permanente a las tecnologías y a las novedades legislativas? ¿Por qué es importante esta tarea? ¿En qué os beneficia? ¿Y a vuestros clientes?

El Notariado está en continua adaptación a las nuevas tecnologías, en especial desde 2.004. Contamos con una agencia tecnológica propia que interconecta a todas las Notarías del país y nos permite practicar comunicaciones electrónicas seguras con administraciones públicas, registros, administradores de fincas, Hacienda, entidades financieras…

La firma electrónica fue una tecnología básica para facilitar nuestras actividad telemática, y estamos trabajando para poder integrar en esa actividad tecnologías como el ‘blockchain’, y dar aún mayores facilidades a los clientes. Ese uso de la tecnología facilita nuestro trabajo y acceso a la información, y permite una mayor comodidad y mejores garantías para los clientes.

Hoy día se puede firmar un poder en una Notaría, y que en unos minutos esté en otra en la otra punta del país; varios herederos repartidos por España pueden firmar su herencia en varias Notarías sin desplazarse; podemos facilitar certificaciones y comunicar operaciones a organismos y autoridades casi en tiempo real; y, así, un sinfín de servicios y utilidades que hacen nuestro trabajo y garantías mucho más fáciles. La adaptación supone un gran sobrecoste formativo, económico y logístico, pero merece la pena.

Lo mismo podríamos decir de la actualización a los continuos y complejos cambios legislativos. Ahí la tecnología ayuda en el acceso a tanta información, aunque la mecánica no ha cambiado en siglos: subrayar, resumir, estudiar y actualizar modelos y procesos. La reciente normativa de hipotecas es el mayor ejemplo: un cambio radical en una de las bases de nuestra actividad, en el que aún estamos dando los primeros pasos, pero que nos permite interactuar de manera más directa en el proceso con el cliente.

¿Qué tipos de asesoramiento podéis realizar? ¿Cuáles son los más demandados y por qué?

Como comenté antes, nuestra función es multidisciplinar y abarca prácticamente la totalidad de los campo del derecho privado. No obstante, los asuntos que tratamos con más frecuencia son las herencias –en una actividad integral que abarca desde el testamento al reparto de la herencia, incluso con asesoramientos de índole fiscal- y las compraventas e hipotecas –con una intervención que va desde los pasos documentales previos, a la entrega de cheques y llaves-.

En los últimos tiempos, en los que se han delegado en el Notariado múltiples funciones judiciales, en un intento por descongestionar nuestros sobrecargados juzgados, han crecido también las consultas en materia de matrimonios, separación de bienes y divorcios (que en muchos casos pueden hacerse de manera rápida y fácil ante Notario); así como en regularización de fincas y construcciones.

En cualquier caso, independientemente de la materia, nuestra función de asesoramiento se centra siempre en dos pilares: solucionar problemas, y dar forma jurídica a la voluntad de los clientes.

Formalidad y eficacia con un toque de modernidad

El trabajo de Notario conlleva unas exigencias de formalidad inherentes a sus funciones legales. No obstante, Rafael Galán Díaz apuesta por combinar la necesaria formalidad con una atención al cliente más próxima y cercana, empezando por la localización de su despacho notarial. Asimismo, nos explica cómo los notarios españoles están efectuando un notable esfuerzo por incluir el uso de las nuevas tecnologías en sus servicios, labor en la que Rafael pone un esfuerzo adicional con ánimo de hacer su despacho más accesible y amigable para sus clientes.

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