Tus eventos organizados con precisión y creatividad

Publicado el 25 febrero 2020 por Marta Sánchez
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Olga, organizadora de eventos en Barcelona, nació en Castelldefels y sus pasiones son viajar, escribir, leer, el mar y organizar eventos. Le encanta todo el proceso de organización de un evento. Desde la fase del diseño e incubación a la idea, pasando por la producción del mismo y por supuesto la coordinación. Hace ya 5 años que se dedica a este sector y más de 2 que existe su empresa Un Mundo de Eventos. Los valores principales de su modo de trabajo son la confianza, la profesionalidad, la cercanía, la empatía y la frescura.

Un Mundo de Eventos se llama así porque no solo encuentras un tipo de evento, sino que hay un abanico muy amplio. Hacía muchos años que Olga quería iniciar este proyecto y a mediados de 2017 por fin vio la luz. Su empresa está dividida en tres bloques: 

  • Los eventos sociales, sobre todo bodas, pero también aniversarios de bodas, cumpleaños, fiestas, baby showers, bridal showers, comuniones, bautizos, etc. 
  • Los eventos profesionales: lanzamiento de producto, posicionamiento de marca, Team Building, convenciones y reuniones de empresa, etc.
  • Las rutas a pie por Barcelona que ha creado la propia Olga y están enfocadas al cliente local, es decir, sobre todo al ciudadano y el turista español, ya que ha observado que hay una gran oferta para el turista extranjero, pero no para el ciudadano o el turista local.

Ahora mismo, Olga no puede mantener a gente en plantilla, por lo que tiene colaboradores con los que trabaja cuando le contratan eventos. Su área de especialización principal son las bodas y los eventos de Team Building. A Olga siempre le ha gustado organizar cosas. En su grupo de amigos siempre era la que organizaba las fiestas, los viajes, todo. Trabajó muchos años como administrativa-contable y le gustaba su trabajo. Hasta que se dio cuenta de que le hastiaba. Tenía muchas ganas de trabajar para ella misma y empezó a dar forma a este proyecto, aunque en realidad la fase de «incubación» duró unos 3 años.

¿Cuáles son las principales diferencias a la hora de organizar bodas civiles o religiosas?

En realidad, no hay demasiada diferencia. Lo único que diferencia a una boda religiosa de una civil es la ceremonia. 

La forma de organizar una boda no se ve afectada tanto por el rito por el que se hace, sino que depende de cómo sea la pareja y de cómo quiere que sea su gran día.

¿Cuáles son las tarifas medias del sector para contratar un organizador de bodas/wedding planner? ¿Qué factores influyen sobre el precio?

Hay un abanico amplio de precios, pero si quieres encontrar un servicio realmente profesional, tienes que pensar que el precio va a partir de los 2.000 €. Son muchas horas de dedicación y también influyen muchos gastos: seguro de responsabilidad civil, impuestos, cuota de autónomos, desplazamientos, etc.

Los factores que influyen en el precio son las horas a dedicar y también puede ser el número de invitados. No es lo mismo una boda de 100 que de 200 y según cómo sea el montaje de esa boda, se necesitan más o menos personas, por lo que el precio también puede variar en función de esto.

¿Cuáles son los detalles que controla un organizador de matrimonios: invitaciones de boda, alianzas, etc?

Yo ofrezco cuatro servicios: el de asesoría, el de decoración y personalización, el de coordinación y el integral.

El integral parte desde el minuto del «sí quiero» prácticamente hasta casi cuando se acaba la boda. Por tanto, me encargo de la búsqueda del espacio, la búsqueda del catering o la ayuda con la elección del menú, la búsqueda de todos los proveedores necesarios (vestido, traje, alianzas, invitaciones, viaje de luna de miel, oficiante, DJ, etc.).

Según gustos de la pareja, necesidades y presupuesto, ofrezco unas opciones u otras. Siempre presento de media unos 3 proveedores para que ellos puedan elegir el que más les gusta, no solo por precio, sino también por feeling porque es muy importante, sobre todo en estos casos.

Del diseño, montaje y desmontaje de la decoración también me encargo yo, junto con un equipo de profesionales. Y luego, el día de la boda nos encargamos de la coordinación. Es decir, de que todo vaya como la seda y todo se cumpla tal y como quieren los novios, mientras ellos solo se preocupan de vivir al máximo su día y disfrutar con sus invitados, olvidando todas las preocupaciones.

¿Nos puedes resumir los pasos a seguir para organizar con éxito una boda?

Tengo unos vídeos en mi canal de Youtube que precisamente cuentan todos los pasos que hay que seguir para organizar una boda. Pero, principalmente se trata de planificación. Lo primero que hay que hacer, naturalmente, es elegir una fecha y tener claro cuándo hay que tener listo cada paso. Calendarizar (es decir, poner en un calendario) las tareas a realizar, con la fecha de inicio y la fecha de finalización de la misma.

Lo primero que hago cuando una pareja me contrata es elaborar una lista de tareas y fijar un calendario de inicio y final. En mi web tengo una lista muy completa que puedes descargarte si te suscribes a mi lista de correo, que te muestra paso a paso todo lo que necesitas hacer para organizar tu boda. Pero básicamente sería esto:

  1. Elegir fecha.
  2. Hacer la lista de invitados.
  3. Fijar el presupuesto máximo para la boda.
  4. Elegir el tipo de boda: civil o religiosa.
  5. Conocer los trámites que se han de realizar para el expediente matrimonial.
  6. Decidir el estilo de la boda: vintage, boho chic, rural, elegante, en la playa, temática, etc.
  7. Una vez decidido el estilo de la boda, buscar el espacio donde se celebrará.
  8. Buscar el vestido de novia y los complementos.
  9. Buscar el proveedor de las invitaciones y prepararlas para enviar a todos los invitados.
  10. Reservar el viaje de luna de miel.
  11. Buscar el traje y los complementos del novio.
  12. Elegir a los proveedores.
  13. Elegir la decoración.
  14. Organizar la ceremonia.
  15. Hacer el timming de la boda.
  16. Confirmar invitados definitivos y últimos preparativos.

Disfruta tus eventos al máximo logrando la ayuda para que sean perfectos

Olga realiza en su empresa Un Mundo de Eventos lo que mejor se le da: planificar que grupos de personas disfruten con despreocupación de momentos inolvidables. Además de bodas y otros eventos y reuniones sociales y de empresa, en su proyecto puedes encontrar rutas guiadas por Barcelona especialmente diseñadas para españoles que quieran conocer de un modo más íntimo y diferente la ciudad condal. En Un Mundo de Eventos, la diversión y tranquilidad del cliente es siempre el objetivo prioritario.

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Publicado el 25 febrero 2020 por Marta Sánchez
Publicado en: Eventos, Matrimonios
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