Tu casa en buenas manos

Publicado el 28 junio 2019 por Marta Sánchez
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Contratar un buen administrador de casas es una apuesta segura que nos evitará mil quebraderos de cabeza y contribuirá a una convivencia mucho más armoniosa con los vecinos con los que compartimos la responsabilidad de la gestión de las obligaciones legales que conlleva la propiedad de una vivienda.

Hoy conversamos con Víctor Arenas, un valenciano que lleva trabajando en el sector de la administración de fincas desde hace 15 años. Nos comenta que estudió ADE y que es un apasionado de las nuevas tecnologías y la puesta en marcha de proyectos innovadores. Antes de trabajar en este sector fue consultor de nuevas tecnologías y trabajó como gerente en una empresa de diseño y desarrollo de webs y plataformas de e-commerce. Víctor es el propietario de la empresa Afiser Servicios Inmobiliarios fue constituida en el año 2005. Desde entonces ha experimentado un crecimiento constante, contando en la actualidad, con cerca de 200 comunidades de propietarios, 7 Administradores de Fincas Colegiados y 20 profesionales en plantilla.

¿Cuál es la visión que guía el trabajo que realizáis en Afiser? ¿Qué pilares sostienen vuestra manera de trabajar?

Durante años hemos puesto el foco en el cliente, priorizando las necesidades de las comunidades y orientando nuestros despachos hacia la nueva realidad de las comunidades de propietarios. Somos conscientes de que se están produciendo cambios importantes en la manera en que se comunican las personas y las exigencias de una sociedad en la que quiere la información en el momento y desde cualquier lugar.

Logo Afinser.
Afiser tiene el foco de su actividad puesto en los clientes, al tiempo que se adaptan a los cambios y exigencias de la sociedad actual.

¿Qué parte de las herramientas de trabajo que utilizáis son esenciales? ¿Hay algún elemento que nunca debería faltar?

Optimizamos nuestra estructura organizativa en cada uno de los despachos para atender de la mejor manera, las necesidades de nuestros clientes. Contamos con un departamento interno de consultoría e innovación para desarrollar soluciones informáticas que mejoren la experiencia de nuestros usuarios, en lo que se refiere a las comunicaciones con el administrador y al acceso de toda la información de la comunidad desde sus móviles. El control de la calidad de nuestros procesos, es otro de los puntos fuertes de nuestra firma. Año tras año vamos avanzando en nuevos procedimientos, mejorando aquellos procesos que crean más valor a nuestros clientes.

¿Cuáles son las principales tareas de un administrador de fincas? ¿Cómo realizáis esas tareas en Afiser?

Las funciones de un administrador de fincas vienen, muy claramente reflejadas, en el artículo 20 de la Ley de Propiedad Horizontal. Luego cada administrador además de esas funciones básicas, ofrece unos servicios más amplios que le diferencian de la competencia, en nuestro caso ofrecemos los servicios de contabilidad, con la actualización diaria de la misma, la creación de remesas bancarias de cuotas de los propietarios desde la cuenta bancaria de la comunidad y estudios de liquidez, informes económicos y propuestas para reducir gastos en la comunidad. El servicio de incidencias y siniestros con la gestión del alta y el seguimiento de los avisos de incidencias y siniestros. Y también la búsqueda de presupuestos y profesionales para atender todas las reparaciones y obras en las comunidades. El mantenimiento de las instalaciones, con el seguimiento del cumplimiento de las inspecciones obligatorias en las comunidades que requieran de un control y las comparativas y revisión de los contratos de la comunidad. En lo referente a las juntas de propietarios, la asistencia como secretarios – administradores a las Juntas Generales y el control y seguimiento de los acuerdos tomados en las Juntas. También tenemos los servicios de asesoría jurídica y trámites administrativos. Por último atendemos las 24 horas del día y los 365 días del año, teniendo un teléfono especial para las emergencias.

Entre los servicios que ofrecéis, se encuentra el de asesoramiento para otros administradores de fincas, ¿en qué consisten los asesoramientos que dais? ¿De qué manera puede ayudar vuestro servicio, a los administradores menos experimentados?

Nuestra intención con este tipo de servicio es ayudar a otros administradores a gestionar sus despachos cumpliendo unos estándares de calidad que les permitan administrar sus comunidades o más eficientemente posible. Gracias a varias herramientas que ponemos a su disposición y a un manual de procesos que tenemos para las distintas tareas cotidianas que se realizan en un despacho de administración de fincas conseguimos este objetivo. Nos enfocamos a todo tipo de administradores, a los que han comenzado y necesitan ayuda para diferenciarse de la competencia para conseguir comunidades, a los que necesitan modernizar sus procedimientos o están en proceso de transformación digital en sus despachos y por también a aquellos que necesitan externalizar servicios como la contabilidad de las comunidades.

Reunió de trabajo.
Afiser brinda servicios de asesoramiento para administradores de fincas, buscando generar un estándar de calidad en el rubro.

¿Qué los hace diferente?

Tenemos un servicio de Atención al cliente 24 horas 7 días a la semana, a través de email, una app propia, teléfono de emergencias y un novedoso Asistente Virtual. A través de nuestra App y nuestro Asistente virtual podrás resolver cualquier duda, acceder a documentación de tu comunidad y de tus cuentas, así como comunicar cualquier incidencia o siniestro al Administrador, así como cambiar tus datos personales. Después de haber conseguido en varias ocasiones ser auditados por AENOR y obtener el Sello de calidad del Colegio de Administradores de Fincas de Valencia, hemos apostado por nuestro propio manual de procedimientos, mucho más comprometido con la realidad y necesidades de las comunidades que administramos. Actualmente y después de apostar por distintos métodos de trabajo, solemos asignar según el tipo de Comunidad, un Administrador de Fincas de la firma, que con el apoyo del resto del staff, gestiona personalmente todas las incidencias, siniestros, reclamaciones, consultas y Juntas de propietarios de la Comunidad, sin que se pierda conocimiento e información entre varios empleados. Esto nos permite estar mucho más cerca de los problemas del dia a dia de nuestras Comunidades y mejorar considerablemente la atención al cliente.

Interior de oficinas.
El equipo de Afiser brinda asistencia permanente a todos sus clientes, utilizando todos los soportes que ofrece la tecnología actual.

Resolver problemas, facilitar soluciones

Dentro de un entorno en evolución constante, esta empresa ha apostado por incorporar la innovación en procesos y tecnología a los servicios habituales que ofrece un despacho de Administración de Fincas, abarcando así todas las necesidades que una comunidad de propietarios pueda tener a lo largo del ejercicio. Y ofreciendo, además, capacitación a otros profesionales del sector.

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